Aiemmin kilpailutetun jäsentietojärjestelmän integraation kilpailutukseen liittyvä suorahankinta

Kuvaus

Suomen ortodoksinen kirkko (jäljempänä myös ”Hankintayksikkö”) kilpailutti alkuvuonna 2026 kaksisuuntaisen järjestelmäintegraation kehityksen ja toteutuksen hankinnan. Integraatio rakennetaan Hankintayksikön Eden-jäsentietojärjestelmän sekä Digi- ja väestötietoviraston (”DVV”) EOAVH-palvelun välille osana laajempaa digitalisaatiokehitystä. Hankinta kilpailutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 25 §:n mukaisena kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä muistuttava menettely. Hankinnasta julkaistiin kansallinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö HILMA-ilmoituskanavassa 30.1.2026. Hankintayksikkö teki hankintapäätöksen ja antoi sen tiedoksi tarjoajille 14.4.2026. Saatujen tarjousten perusteella hankinnan arvo jäi alle kansallisen kynnysarvon (60.000 euroa, alv 0 %), minkä vuoksi päätös tehtiin pienhankintapäätöksenä. Päätöksestä annettiin tarjoajille oikaisuohjeet pienhankinnoissa noudatettavien säännösten mukaisesti, jolloin päätöksestä ei voinut valittaa markkinaoikeuteen. Toimittajaksi valittiin CGI Suomi Oy. Vuoden 2026 aikana on käynyt ilmi, että integraatiota koskevassa projektissa on syntynyt ennalta-arvaamattomasti ja odotettua enemmän Hankintayksiköstä riippumattomia muutoksia, joiden myötä myös lisä- ja muutostöille on ollut tarve. Vuoden 2026 aikana ilmi tulleiden Hankintayksiköstä riippumattomien muutosten vuoksi toimittajalla on ollut perusteltu syy esittää lisä- ja muutostöitä. Toimittajan alkuperäinen työmääräarvio perustui tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin tietoihin, mutta Hankintayksiköstä riippumatta vaatimusmäärittelyn, ratkaisukuvauksen, DVV rajapintojen sekä käyttöliittymäratkaisun tarkentuminen ovat täsmentäneet integraatiota koskevan työn sisältöä ja ajoitusta. Toimittajan alkuperäinen tarjous perustui oletukseen siitä, että DVV:n rajapintamääritykset, tekniset vaatimukset ja testiympäristöt ovat käytettävissä suunnitteluvaiheessa ja että toteutuksen vaatimukset voidaan niiden perusteella vahvistaa. Projektin tavoitteena on varmistaa, että ratkaisu ei ainoastaan valmistu teknisesti, vaan että se voidaan ottaa tuotantokäyttöön hallitusti ja sovittujen hyväksymiskriteerien mukaisesti. Koska Hankintayksiköstä riippumatta rajapintamääritykset, sanomarakenteet, käsittelyprosessit ja hyväksymiskriteerit ovat muuttuneet toteutuksen aikana, on muutoksilla vaikutusta myös toimittajan tehtäväksi kuuluvaan integraation toteuttamiseen. Tällöin muutoksen vaikutukset eivät rajoitu yksittäiseen vaatimukseen, vaan jo tehtyä määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, testausta ja dokumentointia tulee tarvittavilta osin tarkistaa tai tehdä uudelleen. Edellä esitetysti integraatiota koskevan projektin aikana on tunnistettu tarkentuneita lähtötietoja ja muutostarpeita, joilla on vaikutusta toimittajan alkuperäiseen toteutus-, testaus- ja projektinhallintalaajuuteen. Lisä- ja muutostöiden tarve sekä kustannusten määrän kasvaminen on johtanut siihen, että hankinnan arvo on todellisuudessa nousemassa yli 60.000 €, alv 0 %. Koska alkuperäistä pienhankintapäätöstä ei voi enää oikaista hankintalain 133 §:ssä asetettujen määräaikojen vuoksi, ei myöskään hankinnan arvoa ja muutoksenhakuohjeita voida hankintapäätökselle enää korjata jälkikäteen kansallista kynnysarvoa ylittäviä säännöksiä vastaavaksi. Nyt ilmi tulleet lisä- ja muutostyöt hankkiakseen Hankintayksikön tulee tehdä kansallisen kynnysarvon ylittävä suorahankinta käsillä olevan sopimuskokonaisuuden osalta ja etenkin niiden lisä- ja muutostöiden osalta, joiden kulut ylittävät kansallisen kynnysarvon. Hankintayksikön toiminnan läpinäkyvyyden takaamiseksi suorahankinnasta on perusteltua julkaista kansallinen suorahankintailmoitus. Suomen ortodoksinen kirkko (jäljempänä myös ”Hankintayksikkö”) kilpailutti alkuvuonna 2026 kaksisuuntaisen järjestelmäintegraation kehityksen ja toteutuksen hankinnan. Integraatio rakennetaan Hankintayksikön Eden-jäsentietojärjestelmän sekä Digi- ja väestötietoviraston (”DVV”) EOAVH-palvelun välille osana laajempaa digitalisaatiokehitystä. Hankinta kilpailutettiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 25 §:n mukaisena kansallisen kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukaista avointa menettelyä muistuttava menettely. Hankinnasta julkaistiin kansallinen hankintailmoitus ja tarjouspyyntö HILMA-ilmoituskanavassa 30.1.2026. Hankintayksikkö teki hankintapäätöksen ja antoi sen tiedoksi tarjoajille 14.4.2026. Saatujen tarjousten perusteella hankinnan arvo jäi alle kansallisen kynnysarvon (60.000 euroa, alv 0 %), minkä vuoksi päätös tehtiin pienhankintapäätöksenä. Päätöksestä annettiin tarjoajille oikaisuohjeet pienhankinnoissa noudatettavien säännösten mukaisesti, jolloin päätöksestä ei voinut valittaa markkinaoikeuteen. Toimittajaksi valittiin CGI Suomi Oy. Rakennettava integraatio on täysin uusi ja sen on vastattava DVV:n nykyaikaisia viranomaisvaatimuksia. Kilpailutusvaiheessa oli tiedossa, että samanaikaisesti tämän hankkeen kanssa toteutettava DVV:n EOAVH-hanke on kesken, ja että EOAVH-hankkeessa tehtävillä mahdollisilla muutoksilla voi olla vaikutusta Hankintayksikön kilpailuttaman hankinnan sopimuksen sisältöön. Lisäksi tiedossa oli, että integraation testauksen laajuus tulee hyväksyttää sekä Hankintayksiköllä että DVV:llä, jolloin projektin laajuus on osin riippuvainen myös DVV:ltä mahdollisesti tulevista tiedoista. Tämä otettiin huomioon myös hankintasopimuksessa mm. seuraavalla hankintasopimuksen kirjauksella: ”Tämä Sopimus on liitännäinen DVV:n EOAVH-hankkeeseen, jota toteutetaan samanaikaisesti tämän hankkeen kanssa. Osapuolet tiedostavat, että EOAVH-hankkeessa tehtävillä mahdollisilla muutoksilla voi olla vaikutusta tämän Sopimuksen sisältöön, eikä esimerkiksi kaikkea teknistä tietoa ole tämän Sopimuksen allekirjoitushetkellä välttämättä saatavilla.” Vuoden 2026 aikana on käynyt ilmi, että integraatiota koskevassa projektissa on syntynyt ennalta-arvaamattomasti ja odotettua enemmän Hankintayksiköstä riippumattomia muutoksia, joiden myötä myös lisä- ja muutostöille on ollut tarve. Allekirjoitetun hankintasopimuksen mukaan: ”Osapuolet voivat käyttöönottoprojektin aikana halutessaan esittää muutosta Sopimukseen kohteen sisältöön. Toimittajan tulee esittää mielestään tarvittavia muutoksia, jotta Sopimuksen mukainen Palvelun laatu ja tietoturvan taso voidaan taata. Toimittajan tulee informoida Tilaajalle ehdotettujen muutosten vaikutuksista Sopimuksen kohteeseen ja ilmoittaa, aiheutuuko muutoksista Toimittajalle lisätyötä, lisäkustannuksia, ja/tai muutoksia Sopimuksen kohteen toimittamisen aikatauluun. Sopimuksen kohdetta tai sen osaa voidaan muuttaa joko erikseen sovittavana kehittämishankkeena tai Käyttöönottosuunnitelmassa määritellyssä muutoshallintamenettelyssä.” Lisäksi hankintasopimuksen mukaan: ”Mikäli käyttöönottosuunnitelmassa kuvatut määritykset muuttuvat käyttöönottoprojektin aikana ja tällä on hintavaikutuksia, sopivat Osapuolet määritysten muutosten vaikutuksesta kokonaishintaan.” Edellä esitetysti hankintasopimus mahdollistaa käyttöönottosuunnitelmassa kuvattujen määritysten muuttamisen käyttöönottoprojektin aikana ja tätä koskevista hintavaikutuksista sopimisen. Vuoden 2026 aikana ilmi tulleiden Hankintayksiköstä riippumattomien muutosten vuoksi toimittajalla on ollut perusteltu syy esittää lisä- ja muutostöitä. Toimittajan alkuperäinen työmääräarvio perustui tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin tietoihin, mutta Hankintayksiköstä riippumatta vaatimusmäärittelyn, ratkaisukuvauksen, DVV rajapintojen sekä käyttöliittymäratkaisun tarkentuminen ovat täsmentäneet integraatiota koskevan työn sisältöä ja ajoitusta. Toimittajan alkuperäinen tarjous perustui oletukseen siitä, että DVV:n rajapintamääritykset, tekniset vaatimukset ja testiympäristöt ovat käytettävissä suunnitteluvaiheessa ja että toteutuksen vaatimukset voidaan niiden perusteella vahvistaa. Projektin tavoitteena on varmistaa, että ratkaisu ei ainoastaan valmistu teknisesti, vaan että se voidaan ottaa tuotantokäyttöön hallitusti ja sovittujen hyväksymiskriteerien mukaisesti. Koska Hankintayksiköstä riippumatta rajapintamääritykset, sanomarakenteet, käsittelyprosessit ja hyväksymiskriteerit ovat muuttuneet toteutuksen aikana, on muutoksilla vaikutusta myös toimittajan tehtäväksi kuuluvaan integraation toteuttamiseen. Tällöin muutoksen vaikutukset eivät rajoitu yksittäiseen vaatimukseen, vaan jo tehtyä määrittelyä, suunnittelua, toteutusta, testausta ja dokumentointia tulee tarvittavilta osin tarkistaa tai tehdä uudelleen. Edellä esitetysti integraatiota koskevan projektin aikana on tunnistettu tarkentuneita lähtötietoja ja muutostarpeita, joilla on vaikutusta toimittajan alkuperäiseen toteutus-, testaus- ja projektinhallintalaajuuteen. Hankintasopimuksen mukaiset työt sisältävät lisä- ja muutostöineen tämänhetkisen arvion mukaan kokonaisuudessaan: - Alkuperäinen tarjous = 40.271 €, alv. 0 % - Muutoshallinnassa 1. käsitellyt lisätyöt = 15.900 €, alv. 0 % - Muutoshallinnassa 2. käsiteltävät lisätyöt = 32.820 €, alv. 0 % (enimmäisarvio) Lisäksi tällä hetkellä on tunnistettu avoimia asioita ja mahdollisia muutoslähteitä. Tällaisia ovat: - DVV rajapinta-, sanoma- ja hyväksymisvaatimusten mahdollinen tarkentuminen; - DVV testausvalmius sekä yhteisten integraatio- ja hyväksymistestausten tulokset; - tuotantoympäristöjen, tietoliikenneyhteyksien ja varmennepalveluiden käyttöönottovalmius; - Eden-järjestelmän työnkulkujen ja integraatioiden lopullinen yhteensovittaminen; sekä - käyttöönoton, koulutusten, dokumentoinnin ja tuotannon alkuvaiheen tuen lopullinen vastuunjako ja laajuus. Mikäli tällaiset avoimet asiat ja mahdolliset muutoslähteet realisoituvat tai tuovat projektiin uusia huomioitavia seikkoja, Hankintayksikön on tarpeen varata oikeudet tilata tällaisia lisä- ja muutostöitä hankintasopimuksen ehtoja noudattaen. Tällaisille optiolle varataan lisähankintamahdollisuus, joka on arvoltaan 10.000 €, alv. 0 %. Edellä esitettyjen lisä- ja muutostöiden tarve sekä kustannusten määrän kasvaminen on johtanut siihen, että hankinnan arvo on todellisuudessa nousemassa yli 60.000 €, alv 0 %. Koska alkuperäistä pienhankintapäätöstä ei voi enää oikaista hankintalain 133 §:ssä asetettujen määräaikojen vuoksi, ei myöskään hankinnan arvoa ja muutoksenhakuohjeita voida hankintapäätökselle enää korjata jälkikäteen kansallista kynnysarvoa ylittäviä säännöksiä vastaavaksi. Nyt ilmi tulleet lisä- ja muutostyöt hankkiakseen Hankintayksikön tulee tehdä kansallisen kynnysarvon ylittävä suorahankinta käsillä olevan sopimuskokonaisuuden osalta ja etenkin niiden lisä- ja muutostöiden osalta, joiden kulut ylittävät kansallisen kynnysarvon. Hankintayksikön toiminnan läpinäkyvyyden takaamiseksi suorahankinnasta on perusteltua julkaista kansallinen suorahankintailmoitus.

Avaa ilmoitus Hilmassa →

Näytämme vain organisaatiotason julkiset tiedot; mahdollisia yhteyshenkilöiden nimiä ei tuoda tänne. Alkuperäinen ilmoitus yhteystietoineen on Hilmassa.

Vahti näille ilmoituksille avataan pian. Selaaminen on aina maksutonta.